El sistema previsto por la AFIP denominado LIBRO SUELDOS DIGITAL (LSD), fue puesto en marcha hace varios años con la Resolución Conjunta de AFIP y Ministerio de Producción y Trabajo Nº 3369 y 941/2014, había quedado relativamente detenido, pero actualmente lo está reactivando y extendiendo a más empleadores, con la expectativa de que termine siendo obligatorio para todo el universo de empleadores.
Cabe destacar que las facultades de las autoridades administrativas de cada jurisdicción en materia de trabajo siguen vigentes, este sistema no puede ni reemplaza las rúbricas e indicaciones sobre las mismas que efectúa cada Ministerio de Trabajo.
El proyecto original de la AFIP era generar un libro de sueldos digital, que se confeccionara “en línea”, con este archivo calcular las obligaciones de los empleadores que hoy se generan con el F 931 y desde la misma plataforma generar un VEP para el pago de la rúbrica, y la rúbrica misma, todo situado en forma online, sin la necesidad de impresión en papel.
Sin embargo, al día de la fecha, sólo ha firmado convenio con la Provincia de Buenos Aires, motivo por el cual a la fecha, y según la jurisdicción de que se trate, coexistirían tanto el sistema LSD, (que en verdad no sería el real libro de sueldos establecido por la Ley de Contrato de Trabajo), y la rúbrica establecida por cada jurisdicción en materia de libro de sueldos.
¿Quiénes son los empleadores alcanzados?
Los obligados serán especialmente notificados por medio del domicilio fiscal electrónico. Cabe la posibilidad según la RG 4535/2019 de solicitar la adhesión en forma voluntaria, la cual será aceptada por la AFIP y notificado en el domicilio fiscal electrónico la fecha a partir de la cual será obligatorio la utilización del sistema. Los empleadores que utilicen este sistema están exentos de la presentación de la DJNR RG 3279 (Declaración Jurada informativa de conceptos No Remunerativos).
¿REEMPLAZA ESTE LIBRO A LA RÚBRICA TRADICIONAL?
Sólo en caso de estar obligados a su uso:
a) Si la jurisdicción tiene convenio con AFIP sí reemplaza al libro rubricado anterior, a partir del periodo que informe AFIP.
b) Si la jurisdicción no tiene convenio con la AFIP, no reemplaza a la rúbrica establecida por dicha jurisdicción, por lo cual coexistirán ambos libros.
EL CASO DE LOS COLEGIOS
Desde AFIP informaron extraoficialmente que los colegios comenzarían a incorporarse a partir del año 2020.-
¿QUÉ INFORMACIÓN TOMA EL SISTEMA?
El sistema validará información de: SIMPLIFICACIÓN REGISTRAL: verificará que el alta esté activa, y utilizará la información referida a fecha de inicio y fin de la relación laboral, convenio colectivo, categoría, puesto y sucursal o domicilio de explotación.
De esto se desprende que dichos datos deben estar actualizados y bien cargados en el sistema. · SISTEMA REGISTRAL
DECLARACIÓN EN LÍNEA: los datos que tomará son los de alícuota de ART, tipo de empleador, obra social, zona, si posee póliza de seguro de vida.
TAREAS A REALIZAR
PARAMETRIZACIÓN DE CONCEPTOS
Se requiere un trabajo inicial complejo de parametrizar todos los conceptos utilizados por el empleador en su sistema de sueldos, indicando a que sistemas aportan o contribuyen (por ejemplo si es un concepto remunerativo se indicará que tiene aportes y contribuciones a todos los subsistemas de seguridad social). Cada concepto se asocia con una grilla pre establecida por la AFIP.
Es importante realizar esta tarea de forma correcta ya que algunos ítems no se pueden modificar en forma posterior, y además si están mal parametrizados, podría ocasionar que la DJ F 931 no se calcule en forma correcta.
Esta tarea debe realizarse toda vez que se incorporen nuevos conceptos a los sistemas propios de liquidación de sueldos.
TAREAS MENSUALES
- Hacer la liquidación de sueldos en el sistema propio de la empresa.
- Habilitar el periodo
- Cargar los datos de la/s liquidaciones/s del mes (se puede cargar manualmente, copiar del mes anterior o importar)
- Validar la liquidación de sueldos. Si hay errores el sistema lo indicará y hasta que no se solucionen no se podrá seguir avanzando.
- Aceptar la liquidación (una vez aceptado, no se puede modificar ningún dato)
- Obtener el libro de sueldos en PDF (recordemos que este no es el libro rubricado)
- Presentar el F 931: recién en esta instancia se habilita ingresar a DECLARACIÓN EN LÍNEA para poder presentar el formulario.
- Generar la rúbrica que corresponda según la jurisdicción donde nos encontremos podrá ser en papel o digital.
- Abonar la tasa de rúbrica, en caso de que sea una jurisdicción con convenio con la AFIP, se podrá abonar por VEP (como es el caso de la Provincia de Buenos Aires). Caso contrario se abonará del modo que cada autoridad indique.
ALGUNOS INCONVENIENTES DEL SISTEMA
- El mayor inconveniente que se presenta es que la parametrización inicial es muy larga y compleja; dada la multiplicidad de conceptos que se utilizan en la liquidación de sueldos.-
- En caso de no poder parametrizar o solucionar algún error, NO SE PODRÁ GENERAR LA DECLARACIÓN JURADA F 931 · Supedita la generación del libro de sueldos a la posibilidad de generar el F 931.
- Conceptos que ya hayan sido utilizados en otros periodos, no podrán cambiar sus características de aportes y contribuciones, con lo cual, si se tenía un concepto en sistema que originalmente era por ejemplo, no remunerativo y quisiéramos usarlo ahora para un ítem que sólo lleva descuento de obra social, no sería posible. Deberemos crear uno nuevo.-
- Es obligatorio informar la cantidad de días sobre los que se calculó el SAC.
- Si existen varias liquidaciones en el mes (sueldo, sac, retroactivos) se deben subir y validar por separado, e irán sumando para conformar una base única de cálculo. Actualmente, se sube un archivo global y único al sistema DECLARACIÓN EN LINEA.
- Obliga a realizar más tareas en menos tiempo, normalmente el libro de sueldos se genera luego de confeccionar los sueldos y cargas sociales, pero ahora será un paso previo y obligatorio a la presentación del F 931, que vence en la primera quincena del mes.
- Se reduce la calidad de la información ofrecida, puesto que en el recibo se detalla cada ítem liquidado, normalmente asociado con alguna norma que lo ha creado, mientras que en el LSD, la AFIP lo agrupa por tipo de concepto (SUELDO, ADICIONALES, PREMIOS, etc.-)
- Si el trabajador cobra por cuenta bancaria es obligatorio informar el CBU. Deberá además cargarse en SIMPLIFICACIÓN REGISTRAL.
- Si cambiasen de programa de liquidación de sueldos, podrían encontrarse con el problema de que un número de concepto que en el sistema original era remunerativo, en el nuevo tenga otra característica, y la AFIP no permite modificarla.
- Rectificativas: el sistema agrupa las liquidaciones, por lo cual cualquier rectificativa deberá comprender un “recibo” o liquidación adicional que sumada a la original, dé el importe que se debía pagar. Esto no resultaría – en principio – un problema, cuando lo que se agrega es positivo.- Pero si hemos cometido un error por el cual resulta que hay que abonar menos, normalmente lo que podríamos hacer es reemplazar el recibo por el correcto.- Sin embargo, con el LSD, tendremos que hacer un recibo adicional, aunque el mismo de un resultado negativo; para que la suma de ambos recibos sea el valor a pagar al trabajador, con la consecuente desprolijidad que esto genera.
- Recordamos que en la AFIP se debe informar los conceptos en forma desglosada:
-Sueldo o Adicionales (por ejemplo, la antigüedad)
-Premios (por ejemplo, Presentismo)
-Horas extras o SAC
-Vacaciones
- Si hubiera un ajuste de días, normalmente en el recibo tenemos un solo concepto que globalmente ajusta el total de los conceptos mensuales. Sin embargo, deberíamos ahora tener un concepto para cada ítem del desglose, por ejemplo:
Esto lógicamente genera la necesidad de crear más conceptos en nuestros sistemas para poder cumplimentar con esta obligación.-
CASO ESPECIAL DE LOS COLEGIOS
En el caso especial de este tipo de empresas, donde hay varios legajos por persona, aún no se sabe cómo se implementará el caso de:
-Distintas fechas de ingreso / egreso
-Distinto convenio colectivo
-Distintas categorías
SITUACIÓN EN LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
Esta jurisdicción tiene convenio con la AFIP, por lo cual en caso de ser notificados o adherirse voluntariamente al LSD, se deberá seguir el procedimiento previsto en la Resolución MT PBA 139/2015:
- Presentarse en la delegación correspondiente dentro del 5º día hábil del mes siguiente a recibida la notificación de la AFIP, y solicitar el cierre del libro sueldos mediante una nota por duplicado, suscrita por titular o apoderado, y con firma certificada. Se debe indicar en la misma el nombre de la persona autorizada a realizar el trámite
- Acompañar el libro sueldos actualizado hasta el periodo anterior a la obligatoriedad del uso del LSD.
- Acompañar la notificación (original y copia) recibida por la AFIP, si fue recibida por ventanilla electrónica, imprimirla. – Acompañar las hojas móviles que no se hayan utilizado.
- El Ministerio procederá al cierre del libro especial.
- El libro sueldos ya no se imprimirá mensualmente atento a que la rúbrica quedaría en forma digital de acuerdo al convenio suscrito por la AFIP – La tasa de rúbrica se abonaría por VEP.
SITUACIÓN EN LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
Esta jurisdicción no tiene convenio con la AFIP, por lo cual en caso de ser notificados, se deberá proceder a la confección del LSD, y posterior F 931 a partir de ese sistema, y paralelamente se deberá realizar la rúbrica, de acuerdo a las siguientes modalidades:
- Hasta 9 empleados, en formato papel (impreso, sobre hojas previamente rubricadas) o en formato digital (con firma digital, sin necesidad de impresión)
- 10 empleados o más; en formato digital, con firma digital, sin necesidad de impresión
- En ambos casos la tasa de rúbrica se abonará en función de lo dispuesto por la Secretaría de Trabajo de la C.A.B.A., actualmente es con la BUI (Boleta Única Inteligente).
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